> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.strippenkaart.app/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.strippenkaart.app/lesplanning/configuratie.md).

# Lesplanning instellen

Hoe de lesplanning voor jouw team werkt: wat er gebeurt met reserveringen zonder saldo, de standaard annuleringstermijn en welke e-mails klanten krijgen.

Op [**Lessen > Configuratie**](https://members.strippenkaart.app/lessen/configuratie) stel je in hoe de lesplanning voor jouw team werkt. De instellingen gelden voor alle activiteiten. Klik op **Opslaan** om ze te bewaren.

## Ongedekte reserveringen

Een reservering is **ongedekt** als het saldo van de klant de les niet kan betalen, of als de kaarten van de klant op de lesdatum verlopen zijn. Je kiest wat daarmee gebeurt:

* **Plek bezet laten en waarschuwen** (standaard). De reservering blijft staan. Op [**Lessen & deelnemers**](https://members.strippenkaart.app/lessen/overzicht) zie je welke reserveringen niet gedekt zijn. De klant ziet het onder **Mijn inschrijvingen**.
* **Vrijgeven bij de annuleringstermijn.** Op het moment dat de annuleringstermijn van de activiteit verstrijkt, kijkt de app of de reservering gedekt is. Is dat niet zo, dan vervalt de reservering en komt de plek vrij voor een andere klant. De klant krijgt een e-mail **Je plek is vrijgegeven** met een knop **Nieuwe kaart kopen**. Na het kopen van een kaart kan de klant zich opnieuw inschrijven, als er nog plek is.

Bij vrijgeven geldt:

* Een **vaste plek** blijft bestaan. Alleen die ene les vervalt.
* Een reservering die je **zelf** binnen de annuleringstermijn plaatst, blijft staan. Dat was jouw keuze, en de app werkt daar niet tegenin.
* De app beoordeelt elke reservering **één keer**, bij de annuleringstermijn. Zakt het saldo daarna nog, dan blijft de reservering staan. Lukt het afboeken na de les dan niet, dan kun je de les later **alsnog afboeken**; zie [Rooster en deelnemers beheren](/lesplanning/rooster-en-deelnemers.md#als-een-afboeking-mislukt).
* Zet je vrijgeven aan terwijl er al lessen binnen hun annuleringstermijn vallen, dan beoordeelt de app die reserveringen meteen.

<figure><img src="https://3365185094-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-Ly9zdpnuPslZ3jOzKDZ%2Fuploads%2Fgit-blob-4af4c84fcfe386311f6be78f891adfc5065e48fd%2Flesplanning-configuratie.png?alt=media" alt="De tab Configuratie van de lesplanning met de keuze wat er met ongedekte reserveringen gebeurt"><figcaption><p>De tab Configuratie</p></figcaption></figure>

Bij een vrijgegeven reservering staat op **Lessen & deelnemers** de reden **Vrijgegeven: niet gedekt**. De klant ziet de les onder **Mijn inschrijvingen** bij **Vrijgegeven plekken**; zie [Zo schrijven je klanten zich in](/lesplanning/klanten-laten-inschrijven.md).

## Annuleringstermijn

De standaard annuleringstermijn in uren vóór de les. Nieuwe activiteiten nemen deze waarde over; per activiteit kun je ervan afwijken. Tot dit moment kan een klant zich zelf afmelden. Het is ook het moment waarop een ongedekte reservering wordt vrijgegeven, als je dat hierboven hebt gekozen.

## E-mails aan klanten

Per gebeurtenis zet je aan of uit of de klant een e-mail krijgt:

* een bevestiging bij een inschrijving;
* een bevestiging bij een afmelding;
* een bericht als een les wordt geannuleerd;
* een bericht als een afboeking na de les mislukt.

De e-mail dat een plek is vrijgegeven gaat altijd: wie een plek kwijtraakt, hoort dat.