Zo schrijven je klanten zich in

Hoe je klanten een account activeren, zich inschrijven voor een les en zelf weer annuleren.

Je klanten regelen hun inschrijvingen zelf, op hun eigen pagina. Deze pagina beschrijft wat zij zien en doen, zodat je het ze kunt uitleggen.

1. Account activeren

Een klant gebruikt zijn eigen klantrecord om in te loggen. De eerste keer activeert hij dat account. Jij stuurt hem daarvoor een setup-mail, voor één klant of voor al je klanten tegelijk, via Klantlogins aanzetten.

1

Open de activatielink

De klant klikt op de activatielink uit de uitnodigings- of activatiemail.

2

Kies een wachtwoord

De klant kiest een wachtwoord (minimaal 8 tekens). Daarna kan hij inloggen.

2. Inloggen

Daarna logt de klant in via de klantpagina. Na het inloggen komt hij op de pagina met zijn kaart, met de knoppen Lessen boeken en Mijn inschrijvingen.

3. Inschrijven voor een les

Via Lessen boeken opent de klant het lessenrooster van jouw team. Hij kiest een dag in de kalender en ziet dan de blokken van die dag, met de tijd en het aantal vrije plekken (X plekken vrij).

• De klant kiest een blok, klikt op Volgende en daarna op Bevestig inschrijving. Er wordt op dat moment niets afgeboekt.

• Is een blok vol, dan staat er Vol en kan de klant het niet kiezen.

• Een ingelogde klant kan alleen dagen kiezen waarop zijn kaart nog geldig is. Boven de kalender staat tot wanneer, bijvoorbeeld Je kaart is geldig tot en met 15 oktober 2026; latere dagen kun je niet boeken.

Dagen na de vervaldatum van de kaart zijn niet te kiezen

Binnen de annuleringstermijn? Kiest de klant een les die zo snel begint dat de termijn om te verzetten of annuleren al voorbij is, dan ziet hij dat vóór het bevestigen. Na het bevestigen staat die inschrijving vast.

Geen geldige kaart of te weinig saldo? Dan kan de klant zich niet inschrijven, ook al wordt er pas na de les afgeboekt. Inschrijven kan alleen met een kaart die op de datum van de les nog geldig is. Het saldo moet genoeg zijn voor deze les én voor de inschrijvingen die al openstaan, ook die van een vaste plek. De klant ziet dan een melding met een knop Koop een kaart.

Na het inschrijven krijgt de klant een bevestiging per e-mail, met een link om te annuleren.

4. Inschrijvingen bekijken en annuleren

Onder Mijn inschrijvingen ziet de klant zijn aankomende lessen, en bovenaan hoeveel strippen hij nog heeft en tot wanneer zijn kaart geldig is. Bij elke inschrijving staat tot wanneer hij nog kan verzetten of annuleren. Met de knop Annuleren meldt hij zich af.

Is het saldo niet genoeg voor een van zijn inschrijvingen, dan ziet de klant dat direct bij die les, met de reden en een knop Nieuwe kaart kopen. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij een vaste plek die elke week een strip kost, terwijl de kaart bijna leeg is. De knop gaat naar de kaart die de klant het laatst kocht; bestaat die niet meer, dan naar je verkooppagina. Heb je je verkooppagina verborgen en kocht de klant nog nooit een kaart, dan ziet hij alleen de melding.

De klant ziet vooraf welke les zijn saldo niet dekt

Heb je op Configuratie Vrijgeven bij de annuleringstermijn gekozen, dan vervalt een ongedekte inschrijving op het moment dat de annuleringstermijn verstrijkt. De klant krijgt een e-mail Je plek is vrijgegeven met de knop Nieuwe kaart kopen. Onder Mijn inschrijvingen ziet hij de les bij Vrijgegeven plekken, tot de les begonnen is. Na het kopen van een kaart kan hij zich opnieuw inschrijven, als er nog plek is.

Een plek die bij de annuleringstermijn is vrijgegeven

De klant kan ook annuleren via de annuleerlink in de bevestigingsmail. Dan hoeft hij niet eens in te loggen.

Op tijd is gratis. Annuleert de klant vóór de annuleringsdeadline, dan komt de plek vrij en wordt er niets afgeboekt. Annuleert hij te laat of komt hij niet opdagen, dan telt het als no-show en wordt de strip gewoon afgeboekt.

5. Een les verzetten

Kan de klant een keer niet, maar wil hij die les inhalen op een ander moment? Onder Mijn inschrijvingen klikt hij bij de inschrijving op Verzetten. Hij kiest een dag en daarna een blok van dezelfde activiteit. Bij elk blok staat hoeveel plekken er nog vrij zijn.

Verzetten: eerst een dag kiezen, dan een blok met vrije plekken

• Het verzetten kan tot de annuleringsdeadline van de huidige les.

• De klant ziet alleen blokken met plek, en alleen binnen de geldigheid van zijn kaart.

• Begint een blok zo snel dat de annuleringstermijn al voorbij is, dan staat eronder daarna niet meer te wijzigen: na het verzetten ligt die inschrijving vast.

• Na het verzetten krijgt de klant een e-mail met de nieuwe datum en tijd, en een link om te annuleren.

• Er wordt geen extra strip afgeboekt: de inschrijving verhuist mee. De strip wordt afgeboekt na het blok waar de klant naartoe gaat.

• De plek in het oude blok komt weer vrij voor anderen.

Heeft de klant een vaste plek? Dan geldt het verzetten alleen voor díe ene week; zijn vaste plek blijft de overige weken gewoon staan.

6. Na de les

Zodra de les voorbij is, wordt automatisch een strip (of tijd) van de kaart van de klant afgeboekt. De klant ziet die afboeking terug bij zijn saldo en afboekingen. Afgeboekt wordt van een kaart die op de dag van de les geldig was, de oudste eerst: een kaart die net na de les verliep, betaalt die les dus nog wel. Een kaart die op de dag van de les al verlopen was, wordt nooit gebruikt. Dat is dezelfde regel waarmee jij en de klant vooraf zien of het saldo genoeg is.

Is het saldo dan niet genoeg, dan krijgt de klant een e-mail dat de afboeking niet is gelukt, met een knop Nieuwe kaart kopen. Koopt de klant daarna een kaart, dan kun jij de les alsnog afboeken via Alsnog afboeken op Lessen & deelnemers.